Projektiblogi

12.3.2016

Uusia tuulia

Projektimaisessa työskentelyssä on aina kiehtonut esille tulevat uudet ja yllättävät käänteet. Tämä pätee myös uusiin toimeksiantoihin ja opittaviin asioihin.

Robotiikka näyttää olevan "se iso juttu" lähivuosien aikana Suomessa ja sen takia on ollut hienoa päästä siihen projektin kautta tutustumaan.

Monessa yrityksessä tuskaillaan kun jatkuvasti on mielessä paljon päätettäviä ja tehtäviä asioita - niin isoja kuin pieniäkin. Näitä tulee palavereista, muiden kokousmuistioista, sähköpostista, puhelimesta, vuosisuunnitteluista, auditoinneista, keskusteluista jne. Välillä voi käydä ettei edes muista kaikkea mitä pitää tehdä, puhumattakaan että muistaisi tehdä ne halutussa aikataulussa. Nyt yksi asiakkaani otti käyttöönsä erittäin kätevältä tuntuvan järjestelmän, jonka avulla nämä pysyvät hallinnassa ja kännykkä vielä varmistaa hälytyksillä, että päätökset ja tehtävät tulevat ajoissa tehdyksi. Helpottaa elämää.

Ympäristöpäällikkyyden myötä tarkempi ymmärrys ISO14001:stä nykyisten ISO9001- ja OHSAS-järjestemäosaamisten rinnalle on tervetullut lisä ISO-standardointiosaamisessa.

Mielenkiinnolla odotan mitä uutta loppuvuosi tuo vielä tullessaan.


10.12.2015

Lennokkaasti ensi vuoteen

Täytyy kyllä todeta, että takana on erittäin työntäyteinen ja rikas vuosi 2015 monellakin tavalla. Suuri kiitos tästä kuuluu asiakkailleni, jotka ovat tarjonneet minulle mielenkiintoisia ja haastavia työkokonaisuuksia ja projekteja.

Kuluneen vuoden matkalle on mahtunut mm. OHSAS-sertifiointiprojekti, työajanhallintajärjestelmä-projekti, digitalisointiin liittyviä projekteja, joitakin projektikulttuurin kehitysprojekteja ja yksi julkinen kilpailutuskin. Viime vuosien tapaan myös projektivalmennukset, prosessikuvaukset ja laatupäällikkyys-asiatkin ovat olleet edelleen agendalla vahvasti mukana.

Osa syksyllä käynnistyneistä projekteista jatkuu vielä ensi vuoden puolella, osa päättyneistä projekteista on saanut uusia kehitysvaiheita ja nurkan takana on jo odottamassa muutama aivan uusikin projekti, joten vauhtia näyttää riittävän ensi vuonnakin, mutta jouluna ladataan hieman akkuja ja syödään kinkkua.

Rauhallista joulua

Jari

Päätökset kehityspanosten suuntaamisesta ensi vuodelle

Suuri osa yrityksiä on tällä hetkellä siirtymässä vaiheeseen, jossa tehdään päätöksiä ensi vuonna läpivietävistä kehitys- ja muutosprojekteista. Ensi vuoden strategiset linjaukset on tehty ja niitä tukevat budjetit alkavat olla valmiina ja päämittaritavoitteet (KPI) asetettuina.

Yrityksissä mietitään kuumeisesti, mitkä ovat ne liiketoiminnan osa-alueet, joihin rajalliset kehityspanokset kannattaa ensi vuonna suunnata. Aiheotsikoita tulee aina reippaasti enemmän, kuin mihin yritykset pystyvät kehitys- ja muutosmielessä panostamaan. Täytyy tehdä priorisointia.

Kehitysalueiksi valikoituu yleensä sellaiset kokonaisuudet, jotka selkeästi tukevat valittua strategiaa, tehostavat "kenttähenkilöstön" toimintaa ajatuksella 'every minutes counts' tai tuovat selkeitä kustannussäästöjä. Näilläkin priorisoinneilla jäljelle jää tavallisesti vielä runsauden pulaa. Täytyy siirtyä priorisoinnissa seuraavalle tasolle.

Seuraavan tason priorisoinnissa valikoituu kehitysaihioiksi ne, joilla saadaan aikaisesti mahdollisimman suuri vaikuttavuus (yrityksen valittuihin päämittareihin) - ja vielä tarkennettuna ne, joiden avulla vaikuttavuus saadaan aikaiseksi mahdollisimman nopeasti. Maaleja täytyy pystyä tekemään jo varhain vuoden alukupuoliskolla, jotta ne ehtivät vaikuttaa mahdollisimman kauan vuoden 2015 aikana.

Ketteristä menetelmistä vaikutteita tämän päivän projektijohtamiseen

Työurani aikana "IT-maailmasta" on noussut paljon hyviä käytäntöjä ja toimintamalleja muille liiketoiminta-alueille, eikä vähäisempänä projekti- ja hankejohtamiseen.

Viime vuosien aikana ohjelmistokehitykseen tulleet ketterät menetelmät eli ns. Agile-menetelmät ovat tuoneet selvästi vaikutuksia myös perinteisempään projektijohtamisen kehikkoon. Tämä on toki luonnollista kun hyvin monessa yrityksen kehitysprojektissa uusien IT-järjestelmien käyttöönottaminen tai olemassa olevien kehittäminen on näyttävässä roolissa.

Ehkä suurimpana vaikuttavuutena tai ylipäätänsäkin muutoksena viime vuosina projektirintamalla on ollut, että

- projektit palastellaan yhä pienempiin kokonaisuuksiin (vaihe- ja osaprojekteihin)

- projektit viedään läpi yhä lyhyemmässä ajassa

- projektin sisällä tapahtuu suunnittelua, toteutusta ja jalkautusta samanaikaisesti

- projektin tehtäväkokonaisuuksia priorisoidaan jatkuvasti ja uusillekin ajatuksille on tilaa -> lopputulos ratkaisee

Mielestäni termi Fast Moving project kuvaa hyvin tätä tapahtunutta muutosta. Näiden linjausten takana on selkeä fakta - projektit onnistuvat paremmin - kaikkien mielestä.

Liiketoiminta saa käyttöönsä heti arvokkaimmat kehitetyt asiat, käyttäjien on helpompi omaksua uusia käytäntöjä askeleittain kuin isolla rysäyksellä, projektihenkilöiden motivaatio on helpompaa pitää korkeana ja projektin aikana syntyvä oppiminen on nopeammin hyödynnettävissä.

Tämä näkyvä muutos toki aiheuttaa uudenlaisia haasteita projektijohtamiselle. Kaikkien projektin osapuolien täytyy olla jatkuvasti tietoisia projektin kulusta, tehdyistä päätöksistä ja tehtävien uudelleen priorisoinneista. Projektin osapuolien saumaton yhteistyö on onnistumisen ydin.

Valmisteluvaiheen tärkeä merkitys projektin onnistumisessa

Jokin aika sitten Suomessa ja Ruotsissa tehty suurehko tutkimus muutoshankkeiden onnistumisen tekijöistä nosti tärkeimmiksi tekijöiksi johdon osallistumisen ja ajankäytön sekä valmisteluvaiheessa onnistumisen.

Lähes jokainen aikaisemmin tietooni tullut tutkimus on nostanut sidosryhmien viestinnän tärkeimmäksi onnistumisen tekijäksi. Toki riittävä, oikein kohdennettu ja oikea-aikainen viestintä on projekteissa yhtä tärkeää kuin muillakin liiketoiminnan osa-alueilla, mutta itse olen jo hyvin pitkään korostanut valmisteluvaiheen tärkeyttä.

Jokaisessa projektissa tulee matkanvarrella eteen yllätyksiä ja muutostarpeita, mutta hyvin valmistellussa projektissa yllätykset ovat yleensä pieniä, jotka pystytään hoitamaan ilman, että projektin pyhä kolminaisuus (tavoitteet, aikataulu ja kustannukset) kärsii.

Valmisteluvaiheeseen panostaminen ei läheskään aina tarkoita sitä, että siihen pitäisi käyttää paljon aikaa. Tärkeintä on toteuttaa valmisteluvaihe oikeilla työvälineillä ja osaavan vetäjän/fasilitaattorin ohjaamana - huomioiden tarpeellinen osallistettavuus. Toki jos kehitettävästä asiakokonaisuudesta ei ole selkeää nykytilakuvausta (prosessikuvausta) olemassa, kasvattaa sen tekeminen valmisteluvaiheessa käytettävää aikaa - mutta projektin onnistumisen kannalta sen tekeminen on tärkeää.

Kun projektin valmisteluvaiheen tulokset on selkeästi kuvattu ja esitelty johtoryhmälle, on johdon helpompi sitoutua projektiin ja sen myötä ajankäytöllisesti satsata projektiin.

Jatkuvan kehittymisen polku menestymisen takana

Pikkuhiljaa alkaa olla yrityksien budjetit tulevalle vuodelle jo kiveen hakattuja. Myös toimintasuunnitelmat budjetoitujen lukujen saavuttamiseksi ovat loppusuoralla. Monista toimintasuunnitelmista löytyy irtisanomisten ja lomautuksien kaltaisia radikaaleja toimenpiteitä, jotka eivät ole kenellekään mieluisia asioita, mutta hengissä selviämiseksi monelle yritykselle välttämättömiä.

Toimintasuunnitelmien mielenkiintoisimmat toimenpiteet ovat kuitenkin niitä, joilla aidosti tullaan yritystä kehittämään ja kilpailukykyä parantamaan. Riippumatta yrityksen taloudellisesta tilanteesta, ei millään yrityksellä ole varaa olla panostamatta kehittymiseen - ei edes hetkellisesti. Kokemukseni on, että jokainen yritystason päätös kehityspanoksen vähentämiseksi, on lopulta osoittautunut virheeksi.

Itse liputan vahvasti jatkuvan kehittämisen polulle, jossa asioita kehitetään ja jalkautetaan sopivalla syklillä, huomioiden käytettävissä olevat kehitysresurssit ja jalkautuksen kohteena olevien ihmisten muutoksen vastaanottokyky.

"Kehittäminen on vaikea taiteenlaji, mutta kehitettyjen asioiden saaminen pysyväksi osaksi käytöntöä on vielä vaikeampaa". -Jari T.